Cuando un expositor pide cotización de stand, casi nunca pide una sola. Compara dos, tres o cinco. Y en esa comparación, la propuesta más barata pierde con más frecuencia de la que se cree: pierde contra la que se entiende.
Esta guía es sobre cómo se arma una cotización que gana, desde el lado de quien la manda.
Lo que el expositor está comparando en realidad
Rara vez es el precio total. Un responsable de marketing que va a exponer está tratando de responder tres preguntas con tu documento en la mano:
- ¿Esto incluye todo o me van a llegar cobros después? Es su miedo número uno, casi siempre porque ya le pasó.
- ¿Este proveedor conoce mi feria? No el negocio de stands en abstracto: esa feria, ese recinto.
- ¿Voy a poder explicarle esto a mi jefe? Si tu cotización no se puede defender en una junta, no se aprueba.
Una propuesta que responde las tres gana contra una más barata que no lo hace. Y las tres se responden con estructura, no con descuento.
Desglosa por partidas, no por totales
Un número único invita a compararte solo por precio y no deja ver qué estás incluyendo. Separa al menos:
- Diseño y proyecto ejecutivo — incluye render, planos acotados y ficha técnica de materiales, que además son lo que el organizador va a pedir para aprobar.
- Fabricación — estructura, muros, pisos, mobiliario a medida.
- Gráficos — impresión e instalación, con las medidas ya resueltas.
- Montaje y desmontaje — mano de obra, herramienta, viáticos si aplica.
- Servicios contratados con el recinto — energía, rigging, agua, internet. Ver más abajo.
- Trámites — cálculo estructural con DRO, póliza de responsabilidad civil, gafetes de montaje.
- Logística — transporte, maniobras, almacenaje del material entre ediciones.
Y di explícitamente qué no incluye. Un “no incluye alimentos y bebidas ni mobiliario adicional al listado” evita la conversación incómoda de la semana del montaje.
La omisión que más cotizaciones tumba
Los servicios exclusivos del recinto. Cada sede reserva algunos para sí misma —energía eléctrica adicional, rigging, internet, agua y desagüe, alimentos y bebidas— y el expositor está obligado a contratarlos ahí, no contigo.
Pasan dos cosas si no lo sabes. Si los cotizas como propios, tu número sale inflado y pierdes contra quien los excluyó bien. Si no los mencionas, el expositor descubre en el camino que hay un costo extra que tú no anticipaste, y esa sorpresa se lee como falta de oficio.
La jugada correcta es incluirlos como una partida informativa: “energía trifásica: se contrata directamente con el recinto, costo aproximado X, lo gestionamos por ti”. Demuestra que conoces la sede y protege tu margen. Cuáles son exclusivos en cada recinto está en la guía de reglas de montaje.
Cotiza contra el reglamento, no contra el render
Antes de poner precio, confirma cinco datos de esa feria en particular: altura máxima permitida en el salón asignado, si el doble piso está permitido y qué expediente exige, qué materiales están prohibidos en el recinto, cuándo cierra la aprobación del diseño, y qué reglas hay para la cara que colinda con el stand vecino.
Cada uno mueve el número. Un recinto que no admite tablaroca cambia el sistema constructivo entero. Un límite de 4 m en lugar de 5.5 m rehace el diseño. Un doble piso suma cálculo estructural con DRO y póliza de responsabilidad civil, que tienen costo y tiempos propios.
Cotizar sin esto es cotizar dos veces: la primera para ganar y la segunda para explicar por qué subió.
Pon fechas, no plazos
“Cuatro semanas de producción” no le sirve a quien tiene que planear. “Aprobación de diseño el 15 de agosto, inicio de fabricación el 18, entrega en recinto el 12 de septiembre a las 8:00” sí.
Además te protege: cuando el cliente aprueba tarde, la fecha comprometida se mueve sola y quedó por escrito desde el principio. Ancla tu calendario a las fechas límite del organizador, que son las que de verdad mandan.
Condiciones de pago claras y una vigencia
Di el esquema (anticipo, avance, liquidación contra entrega), qué pasa si hay cambios después de aprobado el diseño, y hasta cuándo es válido el precio. Una vigencia de 15 o 30 días no es agresiva: es normal en un negocio donde los insumos se mueven, y ayuda al expositor a decidir.
Errores que cuestan clientes
- Mandar solo un PDF con un total. Sin desglose no hay nada que defender en una junta.
- Render sin medidas. Bonito no es aprobable: el organizador pide planos acotados.
- Ignorar montaje y desmontaje. Son ventanas de horario estrictas, con cobro por tiempo extra que en varios recintos es exclusivo de la sede.
- Prometer altura o doble piso sin verificar. Es la corrección más cara de todas.
- Tardar. En ferias el calendario es corto: quien contesta en 48 horas con una propuesta completa compite mejor que quien tarda una semana en mandar la perfecta.
Cuando llega la solicitud, ya tienes la mitad
En Exponest, el aviso de una solicitud llega gratis y con lo esencial para decidir si te interesa: feria, fecha, ciudad, metros cuadrados, tipo de stand, servicios requeridos y rango de presupuesto. Si encaja con lo que haces, la aceptas —ahí se consume un lead de tu saldo— y se te abre el brief completo: los archivos que subió el expositor, sus notas y el nombre de la empresa. Así cotizas con el plano y las referencias enfrente, no a ciegas, y te ahorras el ida y vuelta de brifear.
Si construyes stands o prestas servicios de feria y quieres recibirlas, el registro es gratuito y los primeros proveedores reciben 30 leads que no caducan.